BAB II
PERENCANAAN
1. Proses Perencanaan
- Pengertian perencanaan
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
- empat tahap dasar perencanaan
Tahap 1 : Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan
Empat Tahap Dasar Perencanaan
Tahap 1 Tahap 2 Tahap3 Tahap 4
Tujuan keadaan Kemudahan kegiatan
- Rencana Operasional dan Strategik
http://www.smakmoer.com/content/view/414/208/
RENCANA OPERASIONAL
Rencana Operasional (Operational Plans), pengurangan lebih terperinci bagaimana Rencana-rencana strategis yang akan dicapai.
Ada 2 (dua) type perencanaan operasional:
1. Rencana sekali pakai
Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang. Di kembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
2. Rencana Tetap ( standing Plans )
Merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penaganan situasi –situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
RENCANA STRATEGIK
Perencanaan Strategik (Strategik Planing) adalah Proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.
Ada 3 (tiga) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategik
1. Perencaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil.
2. Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.
3. Perencanaan strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manager dan organisasi
.
.
Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik
Secara umum, kebaikan dan kelemahan perencanaan strategic dapat diperinci sbb:
Kebaikan-kebaikan. Kebaikan utama perencanaan strategik adalah dalam memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Dengan menggunakan rencana strategik manejer akan memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan yang dirumuskan secara jelas dan metoda-metoda bagi pencapaian tujuan tersebut.
Kelemahan - kelemahan. Kelemahan utama perencanaan strategik formal bahwa hal itu memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar. Penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya. Kelemahan selanjutnya yaitu perencanaan strategik kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.
- Faktor Waktu dan Perencanaan
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
2. Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentangvariabel-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu di perlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah (atau rintangan) waktu yang akan dicakup dalam merencanakan harus di pertimbangkan.
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.
2. Penetapan Tujuan
- Misi dan Tujuan Organisasi
Misi Organisasi
Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dan organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan. Misi organisasi juga menunjukan fungsi yang hendak dijalankannya dalam sistem sosial atau ekonomi tertentu.
Tujuan Organisasi
Sebagai suatu pernyataan tentang keadaan yang di inginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan. Tujuan merupakan pernyataan tentang keadaan dan situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk mencapai waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.
2 (dua) unsur penting dari tujuan
1. Hasil-hasil akhir yang di inginkan di waktu mendatang.
2. Usaha-usaha atau kegiatan sekarang diarahkan.
- Fungsi Tujuan
Konsep tujuan organisasi di pandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang berfariasi menurut waktu dan keadaan.
Berbagai Fungsi dan tujuan
1. Pedoman bagi kegiatan
Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi.
2. Sumber Legitimasi
Tujuannya merupakan sumber legitimasi bagi organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya.
3. Standar Pelaksana
Tujuannya dinyatakan secara jelas dan di pahami, hal ini diberikan standar langsung bagi penilaian pelaksana kegiatan organisasi.
4. Sumber Motivasi
Tujuannya organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan indenvikasi karyawan yang penting.
5. Dasar Rasional pengorganisasian.
- Manajemen By Objektive (MBO)
Management by objektif atau MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice Of Managemen pada tahun 1954. Prosesnya juga berjalan dengan nama-nama lain termasuk Manajemen berdasarkan sasaran, Manajemen berdasarkan hasil atau manajemen by result. Menurut Peter Drucker hubungan antara setiap tujuan individual dengan tujuan umum adalah sangat penting, karena maksud utama penerapan MBO adalah untuk mencapai efesiensi operasi seluruh organisasi melalui operasi yang efesien dan intergrasi bagian-bagiannya.
Management by objektif mempunyai gagasan yang merupakan proses partisipasi, MBO ini secara aktif dia melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Penerapan MBO didasarkan atas dua hipotesa yakni:
1. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha yang lebih untuk meraihnya di banding bila seseorang tidak merasa terikat.
2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu yang akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.
MBO mempunyai manfaat tidak hanya bagi organisasi, tetapi juga bagi individu-individu secara perseorangan.
3. Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan Manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan kegiatan fungsi perencanaan.
Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektivitas rencana yang akan disusun. Dilain pihak, banyak penulis harus menggunakan istilah “Pembuatan Keputusan dan Peserta Masalah“ sebagai istilah yang dipertukarkan, dan dalam bab ini akan digunakan istilah pembuatan keputusan yang merupakan arti keduanya.
Pembuatan keputusan dapat di defenisikan sebagai penentuan serangkaian kegitan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Tipe – tipe Keputusan
http://nurmadwidarmayanti.blogspot.com/2009/10/tulisan-tipe-keputusan-manajemen.html
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2.Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3.Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
- Proses pembuatan keputusan
http://www.blogtopsites.com/outpost/6ecf3019ca707045e6e7b468c09ff0e1
Dalam proses pengambilan keputusan (decision-making process) selalu ada informasi yang menjadi dasar dalam pengambilan keputusan, dimana selanjut dengan menggunakan kaidah yang berlaku pada pelaku pengambil keputusan maka dihasilkan keputusan tersebut. Diagram proses pengambilan keputusan tersebut digambarkan oleh Tasrif (2006) sebagai berikut.
- Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan
http://www.smakmoer.com/content/view/414/208/
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.
1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok
Kebaikan | Kelemahan |
1. Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. 2. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. 3. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. 4. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. 5. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an. 6. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda. | 1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. 2. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. 3. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. 4. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok. |
2. Berbagai gaya
Unsur kedua dalam pohon keputusan Vroom-yetton adalah “gaya gaya lima gaya
a. Manejer membuat keputusan sendiri, dengan menggunakan informasi yang tersedia pada waktu tertentu.
b. Manejer mendapatkan informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menentukan keputusan yang sesuai.
c. Manejer membicarakan naskah dengan para bawahan secara individual dan mendapatkan gagasan-gagasan dan sasaran tanpa mengikut sertakan para bawahan ssebagai suatu kelompok.
d. Manejer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan mengumpulkan gagasan-gagasan dan saran-saran mereka dalam suatu pertemuan kelompok.
e. Manejer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun dan menilai alternatif-alternatif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar